Stars Be Original — Agente IA che gestisce 20.000+ candidati

Il contesto

Stars Be Original è uno dei principali casting per animatori turistici tra Italia, Francia e villaggi internazionali. Parte del gruppo Drommer (CH), seleziona ogni anno migliaia di animatori, capi-animazione, performer e tecnici per la stagione estiva e invernale dei principali villaggi turistici europei.

Il business cresce sulla velocità e qualità del casting: rispondere veloce ai candidati giusti, scartare in modo professionale quelli non in linea, gestire audition online e in presenza, raccogliere documenti, contratti, dati GDPR-compliant per tutta la durata della stagione.

Il problema reale

La crescita aveva fatto saltare il sistema precedente: registrazioni candidati frammentate tra Excel, Google Form, email manuali. Il team marketing — che doveva fare posizionamento, brand, partnership — passava intere giornate a:

• Confermare le candidature ricevute
• Chiedere documenti mancanti (CV, foto, video)
• Programmare le audition online
• Comunicare gli esiti (positivo, attesa, scartato) con il tono giusto per non bruciare il brand
• Aggiornare lo stato del candidato manualmente

Nel picco del casting (gennaio-aprile per la stagione estiva), arrivavano migliaia di domande in poche settimane. Molti candidati restavano senza risposta per giorni e si perdevano. Il GDPR retention non era conforme — dati conservati su fogli, senza policy chiara.

Cosa ha fatto l’agente IA

L’agente IA dedicato di Soraia gestisce l’intero funnel candidato senza intermediari:

1. Riceve la candidatura dal form di iscrizione integrato nella web app
2. Qualifica il profilo sui criteri definiti dal team Stars (esperienza, lingua, ruolo target, disponibilità)
3. Compone e invia la comunicazione giusta in tono brand: conferma di ricezione, richiesta documenti mancanti, invito all’audition con calendar slot proposti, esito post-audition
4. Aggiorna lo stato del candidato in tempo reale nel CRM
5. Fa escalation al team umano solo sui casi che lo richiedono: profili borderline, richieste atipiche, comunicazioni delicate

Il tono di voce è stato addestrato sulle risposte storiche del team CMO, in modo che il candidato non senta la differenza tra “umano” e “agente”. Il GDPR è gestito a livello di sistema: data retention a 5 anni, diritto all’oblio one-click, audit log immutabile.

I risultati

20.000+ candidati gestiti dall’agente IA dal go-live (numero in crescita continua, sistema oggi in produzione).

200.000+ comunicazioni inviate dall’agente: media di 10 touch per candidato sul funnel completo.

Tempo di risposta medio sotto il minuto dal momento della candidatura — vs ore o giorni del processo manuale.

Il team CMO ha riguadagnato la propria funzione strategica: posizionamento, brand, partnership con i villaggi clienti. Le ore che prima andavano in operations oggi vanno in lavoro creativo.

Cosa è incluso oggi

Sistema in maintenance con SLA mensile fisso. Sprint di sviluppo puntuali quando emergono nuove esigenze (es. integrazione Stripe per il payment animatori, nuovi canali di comunicazione, espansione su altri brand del gruppo).

Soraia rimane il partner unico: niente passaggi di consegne, niente vendor multipli da coordinare.